Các thương hiệu lớn thường dùng thông cáo báo chí khi muốn công bố một sự kiện. Hình thức này nhằm thu hút sự chú ý của công chúng thông qua sức mạnh truyền thông. Bạn có biết nội dung thông cáo bao gồm những gì? INS Media sẽ chia sẻ cách để viết một thông cáo hấp dẫn và chuyên nghiệp trong bài viết dưới đây!
Tìm hiểu về thông cáo báo chí
Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí (Press Releases) hiểu đơn giản là một thông báo chính thức của doanh nghiệp để thông báo cho truyền thông về một sự kiện hoặc một hoạt động của doanh nghiệp.
Các đối tượng tiếp nhận văn bản này thường là: nhà báo, các khách hàng, đối tác, người tiêu dùng,…
Thông cáo báo chí là thông báo chính thức của doanh nghiệp
Các trường hợp cần phát hành thông cáo báo chí
Các công ty thường phát hành thông cáo báo chí vì những lý do phổ biến sau:
- Khi muốn thông báo một sự kiện của doanh nghiệp
- Thông tin chính thức về công ty: tái cơ cấu, chuyển địa điểm, quan hệ đối tác,…
- Thông báo về một sản phẩm hoặc dịch vụ
- Thông báo một sáng kiến/nghiên cứu của công ty
- Sự thay đổi về nhân sự
10 loại thông cáo báo chí phổ biến
Thông thường các doanh nghiệp sử dụng các thông cáo cho những sự kiện quan trọng. Đó có thể là những loại thông cáo báo chí như:
Thông cáo sự kiện
Quảng bá sự kiện đáng chú ý mà công ty đang tổ chức, tham dự hoặc tài trợ. Thông cáo báo chí sự kiện nhằm mục đích nâng cao nhận thức và mức độ phủ sóng của sự kiện. Bản thông cáo có thể được đưa ra trước, sau hoặc trong ngày diễn ra sự kiện.
Thông cáo ra mắt sản phẩm
Thông báo và tiếp thị một sản phẩm/dịch vụ mới mà công ty sắp tung ra. Đây là một cách để gợi sự hứng thú và tò mò của người dùng. Qua buổi họp báo, ta có thể giới thiệu đến người tiêu dùng những ưu điểm của sản phẩm. Như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm một khoản phí truyền thông tiếp thị.
Thông cáo xử lý khủng hoảng truyền thông
Tổ chức một buổi họp báo để đính chính công khai. Trên mạng có nhiều thông tin nhiễu khiến người đọc khó để chọn lọc. Doanh nghiệp cần có thông báo chính thức kịp thời để ngăn chặn khủng hoảng truyền thông. Tung ra thông cáo sẽ thể hiện lập trường của doanh nghiệp và kịp thời xoa dịu làn sóng dư luận.
Thông cáo ra mắt doanh nghiệp
Là bước đầu cho việc xây dựng nhận thức của công chúng đối với doanh nghiệp. Mục đích chính là thu hút khách hàng và các đối tác, nhà đầu tư tiềm năng. Buổi ra mắt doanh nghiệp thường giới thiệu đội ngũ, mục tiêu, sứ mệnh,… của công ty. Đây là thời điểm để chia sẻ câu chuyện thương hiệu. Nguồn cảm hứng của chúng tôi là gì? Tại sao chúng tôi xây dựng công ty? Nếu tận dụng tốt cơ hội này, thương hiệu có thể gây thiện cảm tốt với người tiêu dùng.
Thông cáo về ký kết hợp tác
Đây là một thông cáo báo chí thường thấy. Vì loại thông cáo này ảnh hưởng lớn đến hình ảnh thương hiệu, giá cổ phiếu của công ty. Ký kết hợp tác là một sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp. Thông thường, sau khi ký kết công ty có xu hướng mở rộng quy mô lớn hơn. Thậm chí có nhiều công ty thử sức sang một lĩnh vực mới.
Trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp
Loại thông cáo này được dùng khi công ty có những hoạt động ý nghĩa với cộng đồng. Doanh nghiệp chia sẻ câu chuyện và gửi thông điệp nhân văn kêu gọi mọi người hành động. Điều này giúp thương hiệu chiếm được cảm tình của cộng đồng và thể hiện trách nhiệm xã hội.
Thay đổi nhận diện thương hiệu
Thông báo về sự thay đổi tên, logo hoặc nhận diện thương hiệu của công ty. Như vậy, doanh nghiệp đảm bảo việc không đánh mất khách hàng trung thành. Vừa quảng cáo đến các khách hàng mới.
Có nhiều loại thông cáo báo chí sử dụng trong các trường hợp khác nhau
Thông cáo về kết quả tài chính
Thông tin chính thức về kết quả tài chính của công ty theo quý hoặc năm. Các doanh nghiệp thường đưa tin khi kết quả tài chính có xu hướng tốt. Như vậy sẽ tạo độ tin cậy, sự an tâm đối với nhà đầu tư hiện tại. Cũng như làm tăng sự quan tâm đối với các nhà đầu tư tiềm năng.
Thông cáo về tuyển dụng mới hoặc tuyển dụng chuyên gia
Một chuyên gia uy tín trong ngành và chuyên môn cao sẽ tăng độ tin cậy của doanh nghiệp. Người xem sẽ đặt ra câu hỏi: “Thương hiệu này có uy tín như thế nào mà có thể chiêu mộ người tài đầu quân về doanh nghiệp?”
Thông cáo về giải thưởng
Là cách công ty giới thiệu về các giải thưởng và sự công nhận mà họ đã nhận được. Bên cạnh việc xác định vị thế của doanh nghiệp, đây còn cách giúp xây dựng tài sản thương hiệu.
Tầm quan trọng của thông cáo báo chí đối với doanh nghiệp
Thông cáo báo chí là đòn bẩy thiết yếu của quan hệ công chúng. Mục tiêu của thông cáo là thu hút. Sau đó thuyết phục các nhà báo rằng thông tin này hấp dẫn để phát trên các kênh truyền thông. Do đó, bản thông cáo giúp tăng mức độ phủ sóng của thông tin trên báo chí, khả năng hiển thị và độ phủ của thương hiệu với đối tượng mục tiêu.
Ngoài ra, thông cáo báo chí có thể:
Tăng lưu lượng truy cập vào trang web: Các bài báo được đăng tải trên các phương tiện truyền thông sẽ chuyển tiếp tin tức của doanh nghiệp. Những bài báo đó sẽ tiếp cận đến một lượng khán giả nhất định. Một tỷ lệ khán giả sẽ nhấp vào liên kết trong bài viết để truy cập trang web.
Lan tỏa câu chuyện thương hiệu: Không đơn thuần là chia sẻ tin tức và sự kiện. Bản thông cáo còn có thể khéo léo lồng ghép các giá trị và tầm nhìn của công ty.
Tăng độ uy tín: Qua việc được đề cập trên báo, công ty khẳng định giá trị trong lĩnh vực hoạt động. Điều này gửi một thông điệp mạnh mẽ đến độc giả về độ uy tín của doanh nghiệp: “Sản phẩm của công ty chất lượng và được đăng tải trên các trang thông tin lớn.”
Xử lý khủng hoảng truyền thông: Khi xuất hiện thông tin bất lợi, bản thông cáo báo chí là một biện pháp để ngăn chặn chiều hướng dư luận tiêu cực hơn. Nếu đính chính chân thành, đủ bằng chứng, lý lẽ, ta có thể ngăn khủng hoảng. Thậm chí còn khiến khán giả thêm ủng hộ thương hiệu.
Hướng dẫn xây dựng nội dung cho một thông cáo báo chí
Cấu trúc của một bản thông cáo báo chí
Thông thường, một bản thông cáo báo chí tiêu chuẩn phải đủ các phần sau:
- Phần tiêu đề: Tiêu đề ngắn gọn, thu hút sự chú ý, đúng trọng tâm
- Địa chỉ, thời gian: Bao gồm địa chỉ của cơ quan phát hành thông cáo, ngày phát hành bản thông cáo.
- Thông tin liên hệ: Tên, số điện thoại của người chịu trách nhiệm nội dung và làm việc với báo chí của doanh nghiệp.
- Nội dung: Đưa ra thời gian, địa điểm và thông tin chính của sự kiện.
- Hình ảnh và nội dung đa phương tiện: Có thể đính kèm hình ảnh hoặc video. Đa dạng hóa các định dạng có thể tạo ra hiệu quả tốt hơn so với văn bản thuần túy bằng chữ.
Cấu trúc cơ bản của một thông cáo báo chí
Định hướng nội dung cho một thông cáo báo chí
Trước khi viết thông cáo báo chí, ta cần định hướng nội dung để đáp ứng mục tiêu đề ra. Doanh nghiệp nên áp dụng công thức 5W-1H để có cái nhìn tổng quan nhất.
- Who (Ai): Tôi đang viết cho ai? Hướng đến ai? Những người đọc là ai?
- What (Cái gì): Sự kiện hoặc hoạt động mà doanh nghiệp muốn thông báo.
- Where (Ở đâu): Ghi rõ địa chỉ cụ thể của địa điểm tổ chức sự kiện. Thậm chí, doanh nghiệp cũng nên đính kèm bản đồ trong bản thông cáo. Việc này thể hiện tác phong chuyên nghiệp của công ty. Đồng thời tạo thuận lợi cho các nhà báo tác nghiệp.
- Why (Vì sao): Khéo léo thể hiện lý do vì sao thông tin này quan trọng, hút người xem và phóng viên cần đưa tin thông tin đó.
- When (Khi nào): Thông báo thời gian chính xác diễn ra để truyền thông nắm rõ.
- How (Như thế nào): Sự kiện sẽ bao gồm những nội dung gì để phóng viên nắm được lịch trình.
Đọc thêm: PR Báo chí là gì? 5 lưu ý quan trọng khi booking PR Báo chí
Lưu ý khi viết thông cáo báo chí
Để các phương tiện truyền thông quan tâm và đưa tin. Thông cáo cần được viết tốt và chính xác thực tế. Doanh nghiệp không nên cường điệu, quảng cáo quá lộ liễu. Sau đây là một vài lưu ý để bản thông cáo báo chí của doanh nghiệp thêm chuyên nghiệp.
- Đi thẳng vào vấn đề: tránh mơ hồ, lan man. Người đọc không muốn xem những thông tin chung chung như “kết quả khả quan”. Mà muốn những bằng chứng cụ thể như “lợi nhuận tăng 12%”.
- Cảm xúc: tránh biểu hiện những cảm xúc mạnh mẽ trong văn bản. Lưu ý rằng bản thông cáo là đại diện cho cả một công ty. Do đó cần giữ phong thái chuyên nghiệp, khách quan.
- Văn phong dễ hiểu: để lan tỏa rộng tới cộng đồng, nội dung nên được viết đơn giản để tiếp cận nhiều đối tượng hơn. Nếu có thuật ngữ thì nên có chú thích rõ ràng.
- Tránh đại từ nhân xưng: những từ như “tôi”, “chúng tôi”, “bạn” không nên được sử dụng trong thông cáo.
- Đính kèm trích dẫn uy tín: nên đính kèm những trích dẫn của người quan trọng và có liên quan tới thông tin. Như vậy sẽ tăng tính chân thật cho câu chuyện.
7 yêu cầu đối với một thông cáo báo chí
Một thông cáo báo chí cần đáp ứng được một số tiêu chí nhất định để đảm bảo tính chuyên nghiệp và đáng tin cậy. Dưới đây là 7 yêu cầu INS Media rút ra trong quá trình viết:
- Có giá trị về mặt tin tức: mang thông tin hữu ích, có giá trị và gợi được sự quan tâm của truyền thông và khán giả.
- Kịp thời: một thời gian thích hợp để phát hành thông cáo tùy vào mục đích của doanh nghiệp. Ví dụ nếu thông báo đính chính thì cần phải phát hành càng nhanh càng tốt.
- Mức độ phù hợp: nội dung liên quan đến lĩnh vực của báo và tệp khán giả. Chẳng hạn: nội dung về chủ đề thể thao trong ấn phẩm thể thao.
- Đúng chính tả, dấu câu: chỉ một lỗi sai do sơ suất cũng làm giảm độ tin tưởng của khán giả. Vậy nên cần tỉ mỉ, cẩn thận rà soát xem có lỗi sai chính tả, soạn thảo văn bản hay không.
- Không lan man: cần rõ ràng, ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề.
- Đúng định dạng: tuân theo đúng định dạng, có đủ các thành phần cần thiết của một thông cáo.
- Đúng sự thật: đảm bảo độ chính xác của sự việc. Đặc biệt là không gây hiểu lầm hoặc chứa thông tin sai lệch. Nếu không sẽ dễ gây những ý kiến trái chiều, ảnh hưởng tiêu cực đến công ty.
Kết luận
Một thông cáo chân thực, hấp dẫn sẽ được độc giả đón nhận và mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết đã mang đến những thông tin bổ ích, giúp bạn viết thông cáo một cách chuyên nghiệp.
Liên hệ INS Media để được tư vấn, viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp và kết nối với các tòa soạn.
- Hotline: 091 421 42 34
- Fanpage: INS Media – We Create to Inspire
- Email: insmedia.vn@gmail.com
- Địa chỉ: Số 19 LK 11A, P. Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội