Để triển khai một chiến dịch nhịp nhàng và thuận lợi, việc lập kế hoạch truyền thông là khâu không thể thiếu. Nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng lập nên được một kế hoạch cụ thể và bài bản. Tham khảo bài viết sau để hiểu được quy trình lên kế hoạch cho một dự án truyền thông!
Kế hoạch truyền thông là gì?
Kế hoạch truyền thông bao gồm các thông tin cần thiết để triển khai một dự án, chiến dịch.
Thông thường, các thông tin được đề cập bao gồm: Đối tượng, mục tiêu, thông điệp, định hướng truyền thông, kênh truyền thông, định hướng nội dung, kế hoạch chi tiết,…
Mục tiêu của bản kế hoạch là giúp truyền đạt thông tin hiệu quả đến các bên liên quan. Kế hoạch truyền thông cũng có thể là một phần trong quản lý khủng hoảng và kế hoạch kinh doanh liên tục (Business Continuity Plan).
Để phát triển một kế hoạch truyền thông, doanh nghiệp nên tự đặt ra một số câu hỏi cơ bản:
- Tại sao bạn muốn truyền thông tới cộng đồng (Mục đích của doanh nghiệp là gì)?
- Bạn muốn truyền thông với ai (Ai là đối tượng hướng đến của doanh nghiệp)?
- Bạn muốn truyền thông điều gì (Thông điệp của doanh nghiệp là gì)?
- Làm thế nào để bạn truyền tải được thông tin (Doanh nghiệp sẽ sử dụng những kênh truyền thông nào)?
- Doanh nghiệp sẽ phân phát thông điệp của mình như thế nào?
Khi trả lời được những câu hỏi trên, doanh nghiệp sẽ tạo được một bản thảo với các thông tin cơ bản cho kế hoạch của mình.
4 lưu ý khi lập kế hoạch truyền thông
Để lập ra các kế hoạch truyền thông hiệu quả, doanh nghiệp cần lưu ý một số yếu tố sau:
Phân loại các dự án: Doanh nghiệp có thể đặt tên cho dự án để dễ tìm kiếm và tham khảo. Và cũng nên ước tính thời gian, số lượng người tham gia để xác định quy mô và phạm vi của dự án.
Xác định những người có vai trò quan trọng: Họ có thể là khách hàng, người quản lý,… Và những người có vai trò then chốt đều có nhu cầu cập nhật thường xuyên về tiến độ của dự án. Xác định những người quan trọng trong dự án giúp nhân viên báo cáo công việc hiệu quả hơn.
Các hình thức trao đổi: Tùy vào từng trường hợp cụ thể mà doanh nghiệp có những hình thức giao tiếp thích hợp. Có những thông tin nên trực tiếp trao đổi bằng cuộc họp, gọi điện thoại, video call… Ngược lại, đôi khi các phương pháp như email, chat.. sẽ tiện lợi hơn. Vậy nên, doanh nghiệp cũng cần có bản tổng hợp thông tin liên lạc của các bên liên quan.
Phân công nhiệm vụ rõ ràng: Doanh nghiệp đảm bảo phân công đầu việc rõ ràng bằng cách chia nhỏ công việc và xác định nhiệm vụ, timeline, người chịu trách nhiệm,…
Đọc thêm về xây dựng chiến lược truyền thông!
Tại sao lập kế hoạch truyền thông lại quan trọng?
Thống nhất mục tiêu và hành động cho team triển khai
Bản kế hoạch sẽ định hướng rõ các mục tiêu cũng như những hành động cụ thể cho nhóm triển khai. Như vậy, các thành viên sẽ hiểu được những công việc mình cần làm. Nếu có vấn đề phát sinh, đội ngũ cũng kịp thời có những phương án giải quyết.
Phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban, nhân sự
Lập kế hoạch cụ thể giúp các nhân sự hiểu quy trình thực hiện chiến dịch truyền thông. Đồng thời, bản kế hoạch còn cho biết mục tiêu và cách thức đạt được mục tiêu của dự án. Điều này giúp đội ngũ nắm được phần việc của họ và phối hợp hiệu quả hơn với các phòng ban khác.
Định hướng nội dung truyền thông
Doanh nghiệp có thể có nhiều thông tin muốn chia sẻ đến người tiêu dùng. Kế hoạch truyền thông sẽ sắp xếp tất cả các thông tin rõ ràng. Doanh nghiệp dễ dàng hơn trong việc triển khai phân phối tin tức nào trước. Và thông tin nào sẽ lan truyền tiếp theo để khuyến khích họ tiếp tục tương tác với thương hiệu.
Thiết lập các KPI để đo lường hiệu quả
Trong kế hoạch truyền thông sẽ có những chỉ số KPI cụ thể cho các công việc. Việc đánh giá này giúp doanh nghiệp đo lường hiệu quả của dự án. Một số chỉ số có thể áp dụng như:
- Traffic Website (Lưu lượng truy cập Website)
- Brand mentions (Độ đề cập đến thương hiệu)
- Reach (Lượng tiếp cận)
- Engagement (Sự tương tác)
- Lead Volume (Mức độ nổi bật được đề cập)
- Share of voice (Tỷ lệ mức độ ảnh hưởng)
- Doanh thu
Các bước lập kế hoạch truyền thông
Bước 1: Xác định mục tiêu kế hoạch
Bước đầu tiên là xác định những gì doanh nghiệp hy vọng đạt được với kế hoạch truyền thông. Doanh nghiệp có thể đặt các mục tiêu theo mô hình SMART gồm 5 tiêu chí:
- Specific (Cụ thể): Doanh nghiệp xác định mục tiêu rõ ràng, thu hẹp phạm vi để các mục tiêu đó thật cụ thể. Nếu những mục tiêu chung chung và khó định lượng, doanh nghiệp sẽ không thể tập trung toàn lực để hoàn thành.
- Measurable (Có thể đo lường): Những mục tiêu cần gắn liền với những con số cụ thể. Với những mục tiêu dễ đo lường hiệu quả, doanh nghiệp có thể đánh giá kết quả dựa trên những con số thực tế.
- Attainable (Tính khả thi): Ngoài ra, doanh nghiệp cũng phải cân nhắc đến khả năng hoàn thành mục tiêu đó có khả thi hay không. Nếu mục tiêu quá lớn sẽ khó đạt được và gây áp lực đến đội ngũ.
- Relevant (Sự liên quan): Mục tiêu cần phù hợp với lĩnh vực hoạt động và sự phát triển chung của công ty. Đồng thời mục tiêu đó sẽ giải quyết được vấn đề của các phòng ban đang gặp phải.
- Timely (Thời gian đạt được mục tiêu): Một mục tiêu có thời gian cụ thể sẽ giúp nhà quản lý và đội ngũ nhân viên đảm bảo tiến độ hoàn thành công việc..
Bước 2: Xác định đối tượng truyền thông
Doanh nghiệp đang cố gắng tiếp cận tới nhóm đối tượng nào? Xác định được đối tượng mục tiêu giúp doanh nghiệp lập kế hoạch một cách hợp lý. Sau khi xác định được đối tượng mục tiêu, các marketer có thể vẽ phác hoạ chân dung và nghiên cứu hành vi của họ.
Bước 3: Xây dựng thông điệp truyền thông
Từ insight của nhóm đối tượng kết hợp với mục tiêu truyền thông, doanh nghiệp sáng tạo thông điệp phù hợp. Ngôn ngữ của thông điệp cần phù hợp với bản sắc của thương hiệu. Có những trường hợp thông điệp còn được xây dựng trên cảm xúc doanh nghiệp muốn khơi gợi.
Ví dụ thông điệp “Thể thao luôn tìm thấy nhà vô địch trong con” của Milo mang tâm thế cổ vũ, khích lệ các bé theo đuổi ước mơ và trở nên khỏe mạnh qua việc rèn luyện thể thao. Hay thông điệp “Đợi đến lúc an toàn” về cộng đồng LGBT của Lifebuoy tạo thiện cảm với công chúng.
Ngoài ra, thương hiệu còn có thể xây dựng thông điệp từ USP. Điểm khác biệt của USP sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận và thu hút công chúng quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ hay thương hiệu của mình.
Bước 4: Xác định kênh truyền thông
Lựa chọn kênh truyền thông đóng vai trò quan trọng, ảnh hưởng đến sự thành công của chiến dịch. Các marketer phải lựa chọn kênh truyền thông phù hợp để giao tiếp và kết nối với khách hàng. Hiện nay, bên cạnh những kênh truyền thống như quảng cáo ngoài trời OOH, doanh nghiệp có thể sử dụng những kênh digital. Ưu điểm của những kênh này là mở rộng phạm vi tiếp cận khách hàng, dễ đo lường,… Việc lựa chọn kênh truyền thông nên xuất phát từ nghiên cứu thói quen, hành vi của đối tượng mục tiêu.
Tham khảo 5 công cụ truyền thông marketing tích hợp hiệu quả tại đây!
Bước 5: Xem xét nguồn lực của doanh nghiệp
Những kế hoạch đặt ra vẫn cần dựa vào nguồn lực về ngân sách và nhân lực của doanh nghiệp. Ngân sách dự định của doanh nghiệp quyết định quy mô, độ lớn của dự án. Nếu nhân sự không đủ, doanh nghiệp có thể tuyển thêm các cộng tác viên.
Bước 6: Lập kế hoạch cho những trường hợp, sự cố
Dù đã chuẩn bị kỹ càng nhưng vẫn có thể phát sinh những sự cố bất ngờ. Vì vậy, doanh nghiệp cũng nên có thêm khâu dự trù rủi ro trong kế hoạch truyền thông. Dựa vào kinh nghiệm những dự án trước, doanh nghiệp liệt kê các trường hợp có thể xảy ra. Đồng thời cũng nên đưa ra những giải pháp cụ thể cho từng sự cố để phản ứng kịp thời.
Bước 7: Xác định timeline cho từng giai đoạn
Mỗi bước trong kế hoạch nên được hoàn thành trong một khung thời gian nhất định. Đó là lý do tại sao người lên kế hoạch cần quyết định phần việc nào cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành. Việc có timeline cụ thể cũng giúp các nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ công việc.
Bước 8: Triển khai kế hoạch truyền thông
Đây là bước hiện thực hóa các kế hoạch truyền thông đã đề ra. Bản kế hoạch càng rõ ràng, cụ thể, việc triển khai càng dễ dàng và hiệu quả. Trong quá trình triển khai, doanh nghiệp cũng có thể cập nhật, thay đổi theo tình hình thực tế.
Bước 9: Theo dõi và đo lường, đánh giá hiệu quả và điều chỉnh
Sau khi thực hiện các bước trong kế hoạch, khâu cuối cùng là đánh giá mức độ hiệu quả của dự án. Doanh nghiệp soi chiếu lại kết quả đạt được với mục tiêu, KPI đã đề ra. Bởi vì toàn bộ kế hoạch được đặt ra từ những nhu cầu, mục tiêu và những tiêu chí đánh giá tương ứng. Ví dụ mục tiêu là phủ sóng trên mạng xã hội, doanh nghiệp có thể đánh giá dựa trên: UGC (độ tương tác sâu của người dùng), Object Mention (Lượng thảo luận),…
Kết luận
Kế hoạch truyền thông giúp dự án hoạt động trơn tru, kết nối các bộ phận, phòng ban làm việc hiệu quả, năng suất. Đặc biệt, với những campaign càng lớn, vai trò của kế hoạch truyền thông càng được thể hiện rõ nét.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp truyền thông hiệu quả, hãy liên hệ với INS Media – Agency kinh nghiệm trong tư vấn chiến lược truyền thông để được tư vấn lập media plan tối ưu hiệu quả và chi phí:
- Hotline: 0914214234
- Fanpage: INS Media – We Create to Inspire
- Email: insmedia.vn@gmail.com
- Địa chỉ: Số 19 LK 11A, P. Mộ Lao, Hà Đông, Hà Nội.